Het college ziet een toekomstgerichte organisatie – die opgave gericht werkt, bredere regionale samenwerking zoekt en een stevige bedrijfsvoering vorm geeft – als het beste antwoord voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente. Vanuit dit kader is brede regionale samenwerking noodzakelijk, breder dan alleen Bloemendaal en Heemstede, om kennis en capaciteit te bundelen en agendering van het belang Zuid Kennemerland in de Metropool Regio Amsterdam.
De samenwerking in vervlochten teams/afdelingen met Heemstede ‘beperkt’ zich tot het gebied van bedrijfsvoering (Communicatie, P&O, Facilitair, Financiële administratie, Informatisering) en handhaving. In deze context worden Heemstede en Bloemendaal als ‘preferred partner’ van elkaar gezien.
Afhankelijk van het Raadsbesluit in het najaar 2019 over het kader voor samenwerking Bloemendaal en Heemstede zal in 2020 een uitwerking worden gegeven aan het borgen van een toekomstbestendige bedrijfsvoering samen met Heemstede.

Regionale Samenwerking

In 2017 is de nota ‘Grip op Samenwerking’ door de raad vastgesteld. Er is er een toetsingskader beschikbaar om begrotingen en jaarverslagen te toetsen, ook zijn de rollen en verantwoordelijkheden benoemd. Beslispunt B van de nota stelt dat er meer samenwerking word gezocht met onze partners in Zuid-Kennemerland. Door gezamenlijke belangen te benoemen worden regionale opgaven effectiever aangepakt  (en waar nodig binnen MRA ingebracht).

Organisatieontwikkeling

De organisatieontwikkeling is gericht op het toekomstproof houden van de organisatie. Een veranderende samenleving, digitalisering, nieuwe taken en de positie in de regio (o.a. de MRA), zijn daarbij de belangrijkste componenten. Deze veranderende omgeving vraagt een wendbare organisatie, weerbare en lenige professionals die stevig in hun schoenen staan en een stevige basis in bedrijfsvoering.

•   Wendbare organisatie
De opgave waar de gemeente voor staat wordt veelzijdiger en vraagt vaker een aanpak die multidisciplinair is en dwars door de traditionele organisatie indeling loopt. Dit betekent dat voor grote projecten, maar ook voor kleinere klussen continu samenwerking nodig is tussen de verschillende teams en vakspecialisten binnen de organisatie.
Ook de veranderde relatie tot inwoners en ondernemers vraagt een andere rol van de ambtelijke organisatie. Medewerkers moeten weten wat er speelt in Bloemendaal, verbinding zoeken met de dorpskernen en buurten, inwoners en andere partners. Binnen de netwerksamenleving moet de gemeente in staat zijn om flexibel te kunnen faciliteren, te reguleren of juist los te laten.

•   Weerbare en lenige professionals
Dit vraagt van medewerkers en managers lenigheid om hier mee om te gaan én stevig in je schoenen staan. Of nu wordt samengewerkt in een multidisciplinair team of in een samenwerking met inwoners en ondernemers.

Binnen de organisatie staan de ‘vakmensen’ centraal: zij weten vanuit hun kennis en overzicht het best hoe aangesloten kan worden bij inwoners en bestuurders. Naast vakmanschap en goede dienstverlening vraagt het: breder kijken, lef, het nemen van verantwoordelijkheid (waar het nodig is breder dan de eigen afdeling), goede projectvaardigheden en weten wat er in onze gemeenschap leeft.

•   Stevige basis
Een organisatie die wendbaar wil zijn om aan te sluiten bij wat er in de samenleving speelt en hierop snel wil inspelen, moet een goede bedrijfsvoering hebben. Bij alles wat er gedaan wordt, moet vertrouwd kunnen worden op een stevig fundament. Bedrijfsvoering moet op orde zijn o.a. op de terreinen HRM, Financiën, Informatisering, ICT, Facilitair en Communicatie. Dat wil zeggen processen goed ingeregeld, met een effectieve control functie, werkwijzen die overdraagbaar zijn en gericht op constante verbetering. Dit betekent altijd gericht op een optimaal resultaat voor onze bewoners, betrouwbaar, zo snel mogelijk en efficiënt.

In de notitie Strategisch HRM-beleid 2017- 2020 is aandacht voor de ontwikkeling van de organisatie om goed in te kunnen spelen op de veranderende context. Daar gaan we mee verder. In 2020 zal ook de nota Strategisch HRM-beleid worden ge-update voor de periode 2021 tot en met 2023. Deze nota zal in het najaar 2020 aan de Raad worden voorgelegd.

In 2020 gaan we vooral (verder) investeren om:

• het integraal werken nog meer inhoud en betekenis te geven. Dat wil zeggen projectmatig werken tot een alledaagse, reguliere werkvorm te maken, maar ook diepgaandere kennis en meer specialistische vaardigheden op het gebied van projectmatig werken goed te borgen bij een bredere groep medewerkers.
• Daarnaast gaan we innovatieve werkwijzen ontwikkelen en / of verder uitbouwen om het werk meer te organiseren rondom enerzijds opgaves waarvoor wij ons als gemeente gesteld zien en anderzijds rondom kennis, competenties en talenten van medewerkers over afdelings- en functiegrenzen heen.
• participatie goed te borgen. We willen realiseren dat medewerkers goed in staat zijn om bij iedere activiteit participatie vorm en inhoud te geven passend bij de desbetreffende context. Dit doen wij door ervoor te zorgen dat men de beschikking heeft over methodieken en werkwijzen, scholing krijgt en te rade kan gaan bij een expert.
• slimmer te gaan werken. Wij willen ook sterk (blijven) inzetten op de innovatie van eigen werkmethoden en werkprocessen. Onder andere door op zowel individueel, team- en organisatieniveau  meer en slimmer de digitale en technologische mogelijkheden te benutten. Dat komt onze dienstverlening ten goede en helpt ons om capaciteit vrij te maken voor veranderende prioriteiten in de personele inzet

Personeel en HRM-beleid

Ook hierbij is het strategisch HRM-beleid voor de periode 2017 tot en met 2020 leidend.
Op basis hiervan gaan we in 2020 met voorrang aandacht geven aan:

• onze profilering als aantrekkelijk werkgever op de nog steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Het is cruciaal voor de gemeente (en de dienstverlening) om vacatures kwalitatief goed te kunnen blijven invullen. Ruime stagemogelijkheden, de studentenflexpool (zie derde bullit), innovatief (proberen te) zijn in de wijze waarop wij potentiele kandidaten kennis willen laten maken met de gemeente zijn o.a. activiteiten waar wij versterkt op inzetten. En dat geldt ook voor onze arbeidsmarktcommunicatie. Binnen HRM is hiervoor specifieke capaciteit vrijgemaakt;
• investeren in inzetbaarheid van medewerkers zodat zij (ook fysiek) in staat zijn en blijven, nu en in de toekomst in een veranderende context, hun werk te  blijven te doen, o.a.:

- investeren in (het bijhouden van) adviesvaardigheden bij medewerkers om te borgen dat deze basis(vaardigheid) op orde is en blijft.
- een ontwikkelprogramma voor leidinggevenden (o.a. sturen op de nodige integraliteit, coaching ‘on the job’)

• uitbouwen van de flexibele schil. In 2019 is (met succes) gestart met een studentenflexpool. Er gaat gekeken worden wat verder nog nodig is om aan vraag naar flexibele arbeidskrachten zo simpel, goed en laagdrempelig mogelijk invulling te geven.
• vertalen en doorvoeren (o.a. in regelingen) van de consequenties van de per 1 januari 2020 ingevoerde Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren. Het gaat om een technische operatie met als kern dat het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de arbeidsrelatie tussen ambtenaar en overheidswerkgever;
• het gesprek binnen de organisatie over integriteit extra aandacht te geven. In 2019 zijn alle regelingen en documenten op het gebied van integriteit geactualiseerd en dit  vergt daarom een goede aanleiding daartoe.

Gemeenschappelijke Regeling IT (GRIT)

Vanaf 1 januari 2016 is de lichte gemeenschappelijke regeling GRIT (samenwerking met gemeente Bloemendaal) van start gegaan. De gemeente Bloemendaal neemt afgerond 46% van de GRIT kosten voor zijn rekening en Heemstede de resterende 54%.

In opdracht van het management is in 2017 is door het bureau Gateway van met Ministerie van BiZa onderzoek uitgevoerd naar het functioneren van GRIT. Één van de aanbevelingen, was om een onderzoek te starten naar de mogelijkheid van outsourcing van ICT beheertaken. Door outsourcing moet worden gewaarborgd dat:

• de bedrijfsvoering van onze gemeentelijke organisatie professioneel in bedrijf blijft, nu en in de toekomst, en dat risico’s zo beperkt mogelijk zijn.
• aan de hele organisatie 24/7-service wordt verleend;
• een continue monitoring van onze gehele ICT infrastructuur plaatsvindt;
• de personele kwetsbaarheid wordt verminderd;
• specialistische kennis zowel met betrekking tot technisch beheer als technisch applicatiebeheer is geborgd.

Dit heeft erin geresulteerd dat in 2018 een Europese aanbesteding is gestart om ICT beheertaken te outsourcen naar een externe partner. Volgens planning wordt hiervoor begin 2019 het gunningsbesluit genomen en wordt in het tweede kwartaal 2019 gestart met de transitie van beheertaken naar een externe partij. Deze transitie zal in 2019 leiden tot incidentele extra kosten.
Voor het ICT beheer wordt een samenwerking voor minimaal vier jaar aangegaan. GRIT gaat vanaf 2019 verder als een afgeslankte regieorganisatie. Deze nieuwe regieorganisatie komt onder leiding te staan van een ICT regisseur. Deze “regisseur” zal als kwartiermaker betrokken zijn bij het proces van aanbesteding, de transitiefase en de inrichting van het nieuwe GRIT.

Informatisering

De context van de informatievoorziening (IV) van gemeenten wordt de komende jaren steeds complexer. Deze context waarin we de IV moeten vormgeven wordt gevormd door maatschappelijke en technologische ontwikkelingen en toename aan wetten en Rijksprogramma’s. Naast de eerder geschetste ontwikkelingen die op ons af komen is de eigen ambitie hierbij mede bepalend.
In het najaar 2019 wordt een informatiebeleidsplan (IBP) opgeleverd, waarin een visie wordt opgesteld en vertaald naar haalbare doelstellingen. De visie wordt opgesteld langs 6 thema’s, waarbij IV, het overkoepelend thema is voor de andere thema’s en ondersteunend aan de missie.

1. Doorontwikkelen dienstverlening, om onze inwoners en ondernemers zoveel mogelijk te faciliteren waar het digitaal kan (en persoonlijk waar het moet).
2. Data gedreven sturing, om op strategisch, tactisch en operationeel niveau op basis van informatie de gemeente te besturen, van beleid tot operationele processen.
3. Integraal (samen)werken, om tot zoveel mogelijk standaard en geautomatiseerde dienstverlening te komen. En daar waar nodig maatwerk mogelijk te maken.
4. Een stevige basis, om de continuïteit en stabiliteit van de dienstverlening te kunnen garanderen.
5. Innovatieve IV-inzet, waarbij we vraagstukken in de gemeente kunnen oplossen door de inzet van innovatieve informatievoorzieningen.
6. Doorontwikkeling IV-organisatie, als thema omdat een goede IV vraagt om een goede IV-organisatie en we midden in de Digitale transformatie zitten die hierom vraagt.

Aangezien het informatiebeleidsplan eind 2019 ter besluitvorming wordt voorgelegd zal de financiële uitwerking van het meerjarig ICT beleid vanaf 2021 en volgende jaren in de begroting worden verwerkt. Voor mogelijke extra budget-/investeringsaanvragen zullen daarvoor nog concrete voorstellen ter besluitvorming worden voorgelegd.

Ombuigingen

Sinds 2011 zijn er ombuigingsvoorstellen ingevoerd en is er richting gegeven aan verdere taakstellingen en bezuinigingen. Er is reeds voor ca. € 3,5 miljoen omgebogen waarvan het grootste deel is bespaard door de ambtelijke organisatie. Door grote investeringsambities en oplopende kosten in het sociaal domein staat de gemeente voor een nieuwe ombuigingsgave. Daarvoor wordt een aantal voorstellen gedaan om de begroting 2020 sluitend te maken en wordt in 2019/2020 een kerntakendiscussie gevoerd om scherpe keuzes te maken wat betreft de verantwoordelijkheid en rol van de gemeente.